Os segredos para manter o livro caixa do condomínio em dia

Manter em dia o livro caixa do condomínio requer atenção a uma série de detalhes. Separamos algumas dicas para tornar esta tarefa mais fácil. Confira!

A parte financeira é talvez a mais complexa das atividades de um síndico. Com certeza, é também a mais fiscalizada pelas partes interessadas. Para manter uma gestão de excelência neste aspecto, é fundamental que o livro caixa do condomínio esteja sempre em dia.

Afinal, a contabilidade condominial é um fator que gera confiança e credibilidade.

Segundo o Código Civil, uma das responsabilidades do síndico é prestar contas sobre as finanças aos condôminos.

A legislação não exige a contratação de um contador profissional. Portanto, o síndico pode assumir pessoalmente a tarefa de fazer todo controle dos registros patrimoniais e financeiros.

É um trabalho que deve ser muito organizado e criterioso. Envolve a elaboração de orçamentos, aferição de receitas e despesas, cobranças aos condôminos referentes aos pagamentos das taxas mensais e aos inadimplentes.

Tudo isso vai ser, depois, demonstrado em assembleia, anualmente e quando exigidas.

Agilidade, segurança e transparência

Por conta do volume de documentos e exigência de horas de dedicação, geralmente a contabilidade do condomínio é transferida para um contador de confiança ou para a empresa administradora.

Isso evita que o síndico fique sobrecarregado, promove maior agilidade no processo e garante mais segurança e transparência.

Mesmo assim, o bom síndico precisa ter um conhecimento mínimo de contabilidade. Desta forma, ele consegue ficar mais atento ao que vem sendo feito pelo prestador de serviço e não tropeça na hora da prestação de contas.

As regras que se aplicam à contabilidade do condomínio são as mesmas aplicadas às entidades sem fins lucrativos, como instituições religiosas, associações de classe, sindicatos e clubes esportivos, por exemplo.

Em posse de documentos como boletos bancários das taxas, registros das obrigações trabalhistas (rescisões, admissões e demissões, férias, afastamentos, etc.), guias de recolhimento de impostos e contribuições (INSS, FGTS, ISS, IRRF, PIS), orçamentos e notas fiscais é possível fazer a contabilidade condominial.

Neste contexto, o livro caixa demanda atenção redobrada. Ele precisa ser bem cuidado para que não escape nenhum dos muitos detalhes.

Pra não haver erros, separamos abaixo, o que fazer para manter o livro caixa do condomínio em dia. Acompanhe!

Segredos para organizar melhor e manter o livro caixa do condomínio em ordem

Hoje em dia, o mercado oferece diversas ferramentas financeiras para o controle do livro caixa do condomínio. São planilhas ou softwares que facilitam a vida do síndico.
Os custos e despesas do condomínio podem ser separados por centros de custos. É um jeito de classificar direito os documentos que os comprovem.
Sempre que você ficar com alguma dúvida, não hesite em consultar um contador, alguém especialista em finanças ou o conselho fiscal do condomínio. Porque um erro, mesmo que pequeno, pode comprometer todo seu esforço.
A periodicidade com que você vai controlar o livro caixa, se diária, semanal ou mensalmente vai depender do tamanho do condomínio em questão.
Não se esqueça de anotar detalhes como data da receita ou despesa, local e valor. Nunca confie somente na memória.
É importante ter uma visão completa do livro caixa. Ou seja, não basta somente lançar informações. O ideal é fazer análises sobre o comportamento das entradas e saídas ao longo de um mesmo período e quais as variações.
Esta análise propicia saber se o saldo acaba ficando negativo em determinadas datas, o que deve ser feito para ter sempre um caixa positivo, se há a necessidade de recorrer a algum empréstimo bancário ou redefinir prazos de alguns pagamentos que possibilitam este tipo de ação.
O comportamento do livro caixa pode exigir, também, por exemplo, negociações com algum fornecedor fixo. Não hesite em fazer isso de tempos em tempos.
Fique sempre atento às datas de pagamento de todas as obrigações.
Considere os benefícios e incentivos do mercado e quais são os melhores momentos de promoções e para contratações, por exemplo.

Fonte: Tudo Condo

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