Síndico deve ser claro e demonstrar como é possível entrar em contato Não adianta negar: nada pior do que chegar em casa depois de um dia de trabalho e não conseguir descansar, já que o interfone, com solicitações diversas dos moradores, não para de tocar. Para evitar que a carreira do síndico comece mal, é possível que já […]
Síndico deve ser claro e demonstrar como é possível entrar em contato
Não adianta negar: nada pior do que chegar em casa depois de um dia de trabalho e não conseguir descansar, já que o interfone, com solicitações diversas dos moradores, não para de tocar.
Para evitar que a carreira do síndico comece mal, é possível que já na ata da sua eleição estejam discriminados os canais de comunicação a serem utilizados. Assim, fica claro como o condômino deve agirno momento em que precisar se comunicar com o síndico – seja um e-mail ou um registro no livro de ocorrências.
Mas não é só o morador que deve se adequar ao síndico. Esse deve responder em um certo período de tempo aos moradores. O considerado adequado pelos especialistas ouvidos foi em até quatro dias. Mais do que isso pode gerar um sentimento de desconforto.
Nem sempre, porém, o síndico consegue responder às questões levantadas pelos moradores nesse período de tempo, seja pela complexidade da situação, ou simplesmente por estar com muitos afazeres. Nesses casos, o síndico deve ser honesto, responder que recebeu o e-mail do morador e que irá tomar as medidas cabíveis em breve.
Para reclamações no livro de ocorrências, o prazo se estica para até sete dias.
Outra forma para se comunicar com os moradores é ter um quadro de avisos também na garagem, já que muitos condôminos entram e saem apenas por ali.
O quadro de avisos também pode estar no elevador, mas com ressalvas. Os assuntos tratados ali não devem ser nem de segurança ou de inadimplência.
Internet
Sites para condomínios vem se tornando cada vez mais comuns. Usando o site é possível integrar a comunicação do síndico com todos os condôminos para envio de comunicados e registro de ocorrências, por exemplo. Também é possível fazer reservas de áreas de lazer, controle de acesso da portaria, publicar atas, documentos e classificados, entre outros.
Algumas administradoras oferecem também um ambiente digital para a comunicação entre condôminos e síndico. Nesse tipo de plataforma, o morador também consegue acessar dados sobre as finanças do prédio e balancetes, o que diminui o número de pedidos para o síndico.
A internet ou o uso de e-mail também é uma possibilidade para quem tem reclamações sobre a zeladoria ou sobre os funcionários do prédio. Nesses casos, ou se fala diretamente com o síndico ou se escreve para ele. Muita gente não se sente confortável registrar esse tipo de problema no livro de ocorrências.
O uso de informativos – online ou impressos – é uma boa opção. Assim não se passa aquela ideia equivocada de que o síndico resolve tudo sozinho
Pessoalmente
Mesmo com tantos outros canais de comunicação, é indispensável que o síndico disponha que algum tempo para atender os moradores pessoalmente.
É imprescindível que o síndico tenha pelo menos um período do dia a cada duas semana para conversar com os moradores.
Ele também indica o atendimento em horários diferenciados, como aos finais de semana, em prédios de veraneio, quando estes estão mais cheios.
Ajuda
Mesmo sendo a principal peça na mediação de conflitos, o síndico não precisa fazer tudo sozinho. A ajuda do conselho também é importante nessas horas.
Quando houver comitês, como de obras, os participantes também podem ajudar o síndico provendo os moradores de informações quando necessário.
Crianças e Adolescentes
Uma forma diferenciada de melhorar a comunicação com crianças e adolescentes – um grupo muitas vezes visto como complicado – é a eleição de um representante da “classe” para pleitear melhorias desejadas pelos mais joves, como redes novas para as quadras das áreas comuns ou bolas novas.
Dica do leitor
Eliane do Rocio Pedro Bom, síndica de um condomínio com duas torres em Curitiba, encontrou uma alternativa para o livro de ocorrências. Ela conta que em seu prédio, o livro existe apenas para registros de determinadas ocorrências e controle de correnspondências e entrada de visitantes.
Reclamações ou ocorrências mais reservadas, como condômino sobre outro condômino, são relatadas em formulário próprio individual e colocado num envelope lacrado e endereçado ao síndico.
Formas de comunicação
Assuntos não urgentes
Assuntos urgentes:
Livro de ocorrências ou Caixa de sugestão
Telefones
E-mails
Interfone
Quadro de avisos
Fórum de discussão, blog ou site do prédio
Acesso à documentação
Quando o condômino solicita verificação na documentação do condomínio, como pasta de pestação de contas, normalmente, marca-se dia e hora.
Não convém permitir que ele leve os papéis para sua casa, pois a responsabilidade pela guarda dos documentos é do síndico.
Vale ressaltar que o síndico não é obrigado a fornecer explicações para o condômino na ocasião, devendo fazê-las nos balancetes mensais, e em assembleia, principalmente na Ordinária, com a prestação de contas do ano anterior.
Os sete passos para uma melhor comunicação com os moradores
Estipule regras
Desde o início da gestão deixe claro como devem ser direcionadas as reclamações e sugestões
Determine um prazo para as respostas. O ideal é demorar menos que uma semana para atender o morador que se manifestou.
Não centralize. É possível pedir ajuda aos membros do Conselho e à Administradora: em caso de dúvidas, os moradores também podem recorrer a eles
Atenda pessoalmente. Mesmo que só duas vezes por mês, é importante separar um tempo para atender pessoalmente os condôminos
Comunique-se: O uso de informativos (online ou impresso) é valioso e poupa o síndico de ter que explicar a mesma coisa inúmeras vezes
Interfone – só para assuntos urgentes. Deixe claro que telefone e interfone do síndico não são para primeiro contato, a não ser em urgências, como incêndios, acidentes ou roubos
Síndico deve ser claro e demonstrar como é possível entrar em contato
