Assembleias de Sucesso

Organização e objetividade garantem reunião rápida e bem sucedida Quórum baixo, assembleia prolongada, brigas, e nada decidido. Quer quer participar de uma reunião desse tipo? Para evitar que essa cena de terror aconteça no seu condomínio, elaboramos um passo a passo de como uma assembleia deve ser preparada e administrada. Confira:  A convocação: A parte […]

Organização e objetividade garantem reunião rápida e bem sucedida

Assembleia de sucesso

Quórum baixo, assembleia prolongada, brigas, e nada decidido. Quer quer participar de uma reunião desse tipo?

Para evitar que essa cena de terror aconteça no seu condomínio, elaboramos um passo a passo de como uma assembleia deve ser preparada e administrada. Confira: 

A convocação:

A parte anterior à assembleia é o primeiro passo para garantir que o evento transcorra com organização e tranquilidade. A convocação deve ser feita como manda a convenção do condomínio – caso contrário, as decisões tomadas pela coletividade podem ser invalidadas judicialmente.
O ideal é municiar o condômino com todo o tipo de informação possível antes da reunião, para que ele tenha tempo de refletir sobre os dados, elaborar perguntas e até de trocar algumas ideias com os vizinhos. Dessa forma, ninguém se sente surpreso com o valor do reajuste da taxa ou com o preço da pintura da fachada no momento da assembleia.
O uso da internet pode ser um aliado importante para este fim. Listas de e-mails, facebook, site do condomínio, blogs, fóruns e assembleia virtual são recursos cada vez mais presentes no dia a dia da população e – por que não – dos condôminos.
Colocar observações no edital, como: “A sua presença é indispensável para o bom andamento e valorização do nosso patrimônio”; “Os ausentes, por Lei, deverão acatar com todas as decisões tomadas”.
Dependendo da finalidade de cada assembleia, a preparação varia:
  • Aprovação de contas: Mande antes da reunião uma prévia do que será falado. Um atualizado das despesas do condomínio, com o quanto se gasta atualmente com pessoal, concessionárias, e principais itens de manutenção. Para a ocasião, as pastas devem estar todas aprovadas pelo conselho, que deve vistá-las mensalmente.
  • Previsão orçamentária:  Envie, com antecedência, os valores já com reajustes previstos para o período – inflação de contratos, reajustes, média de dissídio
  • Eleição de síndico: caso haja mais de um interessado, é possível que os mesmos conversem com o síndico atual com antecedência e mandem para os outros condôminos suas propostas de trabalho.
  • Convocações específicas:  – envidraçamento de sacadas, por exemplo – : o síndico pode já mandar os orçamentos  colhidos, e as informações técnicas com antecedência.

Pautas:

  • Outro item importantíssimo para o bom andamento da assembleia é que as pautas da reunião não sejam muito extensas.
  • As pautas devem ser claras, pertinentes e necessárias
  • O máximo recomendado são quatro pautas por assembleia, para evitar que o evento se alongue demais.
  • Se achar conveniente, estipular e mencionar tempo máximo de duração da reunião. (a média costuma ser de duas horas)
  • Se um dos itens for “Assuntos gerais”, estes só podem ser discutidos. Para serem votados, os assuntos devem estar explícitos na convocação.

Depois da convocação:

O síndico e a administradora devem continuar chamando os condôminos para a reunião, com lembretes no quadro de avisos do condomínio, quinze dias antes, uma semana antes, dois dias antes do evento e na própria data também. O zelador pode ajudar o síndico nesta tarefa.
Vale lembrar que as administradoras costumam cobrar para que seu funcionário compareça à assembleia. O preço deve ser discutido antes, e o ideal é que o responsável pelo dia-a-dia do condomínio na administradora participe da reunião.

Antes da reunião começar:

Se possível, coloque uma música ambiente suave, ou até um DVD com um tema leve. Músicas agitadas não são recomendadas. Outro toque simpático é oferecer um cafézinho com biscoito para os presentes.
Esse tipo de cuidado vai criando um ambiente mais propício para a conversa e para o entendimento entre os vizinhos.

Durante a reunião:

O primeiro passo é decidir pelo presidente da mesa.  Peça fundamental para o bom andamento do evento, o recomendável é que o presidente seja alguém respeitado por todos, neutro e que não pertença a nenhuma “panelinha” do condomínio.
Também é de extrema importância que o presidente da mesa saiba se colocar no momento certo, evitando que os moradores que demandam mais atenção fujam do tema que está sendo debatido.
Além disso, deve-se observar o horário de início da reunião. É uma boa maneira de prestigiar os presentes, e não os ausentes, ou atrasados. Outra forma de se manter a ordem é dar certo período de tempo para cada assunto na pauta – e no máximo cinco minutos a mais, caso a maioria decida por mais explicações sobre o tema.
Veja algumas sugestões sobre o tempo necessário para os seguintes assuntos – caso o material de apoio já tenha sido enviado com antecedência, como foi sugerido acima:
  • Prestação de contas: de 20min a 25 min
  • Previsão orçamentária: de 10 min a 15 min
  • Eleição: geralmente feita por aclamação, 5 minutos. Mas se houver mais candidatos, calcule 3 minutos para cada um
  • Aprovação de obras: de 15 min a 20 min
Para que a reunião transcorra da melhor forma possível,  a ordem do dia deve deixar os temas mais polêmicos para o final. Assim, os outros assuntos são decididos com mais tranquilidade.
Mesmo com toda essa organização, há algo que pode minar o sucesso de uma assembleia: as objeções em excesso ou a vontade, de alguns moradores, de debaterem assuntos que não são coletivos durante a reunião.
Para aqueles que pedem a palavra a todo momento e desejam mais explicações sobre contas já aprovadas, ou sobre um orçamento cotado, ou em relação a um item muito específico de qualquer coisa debatida, pode-se oferecer uma atenção especial em outro momento, para evitar atrasar a ordem estabelecida para o dia.
Uma sugestão é que se coloque em votação se a dúvida é da maioria dos presentes ou não. Assim, o morador em questão não se sente injustiçado e, se o assunto realmente for de interesse geral, tem mais espaço para discussão.
É importante que os moradores não fiquem sem resposta para as suas questões. Mesmo que repetitivas,as perguntas devem ser respondidas – o que pode acontecer em outro momento,  que não na assembleia.
Outro problema recorrente em assembleias são aqueles que querem discutir assuntos privados. Nesse caso, o ideal é que o presidente da mesa explique que o tema não é de interesse geral, mas que o síndico pode procurá-lo em outro momento, ou depois da assembleia, para falar sobre o problema. Deve-se ressaltar que a assembleia é o momento para debater os assuntos referentes à comunidade.
Veja abaixo algumas frases que o presidente da mesa pode usar para manter a objetividade da reunião:
  • “Esse assunto será debatido mais tarde”
  • “Me desculpe, mas o tema não é de interesse coletivo”
  • “O item já foi discutido e aprovado”
  • “Senhores, temos mais três minutos para decidir sobre esse assunto, depois passamos para o próximo item da pauta”
  • “Esse tema não está na pauta do dia”
  • “Podemos discutir esse assunto em particular”

Depois da reunião:

Com o fim das discussões agendadas, é possível que os vizinhos e síndicos fiquem ali conversando sobre a reunião. O presidente da mesa, auxiliado pelo funcionário da administradora de condomínio, redige a ata da reunião, que tem data limite para ser entregue aos outros moradores, expressa na convenção.
Aproveite o momento para tirar alguma dúvida pendente que tenha ficado para trás por falta de tempo – ou por interesse de algum morador.
Fonte: SindicoNet
  • COMPARTILHE

Pesquisar

Desenvolvido por: