O processo de cotações de produtos e serviços para o condomínio também tem seus segredos. Muitos já perceberam que se não levar em conta alguns procedimentos básicos, o processo de cotação de produtos e serviços para condomínios pode se tornar desgastante: seja por erros ou omissões nas informações fornecidas às empresas, seja por não checar referências […]
O processo de cotações de produtos e serviços para o condomínio também tem seus segredos.
Muitos já perceberam que se não levar em conta alguns procedimentos básicos, o processo de cotação de produtos e serviços para condomínios pode se tornar desgastante: seja por erros ou omissões nas informações fornecidas às empresas, seja por não checar referências destas ou escolher apenas pelo preço mais baixo, ou outros motivos que serão abordados nesta matéria.
Convém também destacar o papel do zelador, que pode ser muito importante para o andamento das cotações. Ele pode, por exemplo, auxiliar no processo de agendamento e atendimento das visitas técnicas para não sobrecarregar o síndico ou o responsável pela realização de cotações.
Seguem abaixo sugestões de 5 passos importantes para realizar uma cotação bem sucedida:
1º. passo – Selecionando empresas a serem cotadas
Observar se a proximidade geográfica entre empresa e condomínio é relevante para o serviço ou produto cotado.
Ver o site da empresa. Normalmente aí há informações sobre os serviços e produtos a serem cotados, algumas especificações técnicas dos mesmos, garantias e referências da empresa, outros clientes, anos de atividade, entre outras.
Se as informações acima não são fornecidas no site da empresa (ou perfil), deve-se averiguá-las junto à empresa, ou descartá-la.
A qualidade do site também diz muito sobre a empresa. Considere isso.
Selecionar pelo menos 5 empresas para serem cotadas. É muito comum que uma ou outra empresa não possa atender às exigências da cotação, por diversos motivos. Cotando com 5 empresas, caso uma ou duas não possam atender, ainda sobram pelo menos três, e assim não há necessidade de buscar novo fornecedor.
2º. passo – Descrevendo a solicitação
Este passo é essencial, mas muitas vezes negligenciado. Uma cotação bem solicitada evita muitos problemas e reduz muito o tempo de atendimento.
Deve-se detalhar ao máximo o serviço ou produto pretendido, mas sem perder a objetividade, ou seja, fornecer o máximo de informações que possam ser realmente importantes para a empresa ou profissional.
Solicitar ou confirmar detalhes técnicos com o zelador
Definir se é Estimativa de Custo ou Orçamento (em caso de serviços).
A Estimativa de Custo é mais adequada quando o condomínio ainda não tem nada decidido, e quer ter apenas uma idéia aproximada de custo para a realização de um determinado serviço. Esta prática não é aplicável a todos os casos, mas em algumas situações é bastante útil, pois o processo fica mais ágil e objetivo, evitando-se muitas vezes a necessidade de visitas técnicas.
Já o Orçamento é mais adequado quando realmente existe a intenção de contratar um determinado tipo de serviço, seja de imediato, seja futuramente.
Se necessário, anexar à solicitação fotos ou documento com detalhes técnicos
3º. passo – Informações complementares
Definir o prazo ideal para receber os orçamentos. Cotações que exigem visitas técnicas devem ter um prazo de, no mínimo, 2 semanas
Localização: passar referências para o fornecedor ter fácil acesso ao local
Deixar telefone do zelador/portaria para esclarecimento de eventuais dúvidas por parte do Fornecedor cotado
Deixar claras algumas condições básicas, exigências e/ou observações para a cotação. Por ex.: visitas técnicas sem prévio agendamento não serão recebidas
4º. passo – Analisando orçamentos
Não caia na tentação de fechar com preços muito baixos, ou de o preço ser o único critério de escolha
É importante checar as referências da empresa e do produto solicitado
Em contratação de serviços, é essencial ter um contrato, e que ele defina todos os itens importantes.
Observar as garantias oferecidas
Observe como foi o atendimento da empresa durante o processo de cotação: se foi ágil, prestativo, etc.
5º. passo – Encerrando o processo de cotação
Assim que definir a empresa, informar às outras sobre o encerramento do processo. É importante para não ter de lidar com retornos desnecessários, além de ajudar a manter o bom relacionamento da sua gestão e do condomínio com as empresas do setor
O encerramento do processo não acontece apenas quando se define qual a empresa escolhida. Pode haver outros motivos, como desistência do condomínio em realizar o serviço ou adquirir o produto, ou o adiamento da contratação/aquisição.