Dicas de produtividade para síndicos

As tarefas diárias do síndico demandam tempo e uma boa dose de estabilidade emocional. Afinal, ele tem responsabilidade total sobre a gestão do condomínio. Pensando na importância de uma boa performance, este artigo traz dicas de produtividade para síndicos, principalmente para aqueles que são moradores.

Além das tarefas previsíveis como gestão financeira, vistoria e manutenções de segurança, agendamento e preparação das reuniões de condomínio, cabe ao síndico fiscalizar o cumprimento das regras do local e intermediar conflitos entre moradores.

Síndico morador: jornada dupla

Enquanto o síndico morador é a pessoa que já mora no condomínio e assume a sua gestão, o síndico profissional é o prestador de serviço especializado que desempenha essa função. Também com eficiência e qualidade.

Portanto, o síndico morador, em comparação com o profissional, é quem carrega mais atribuições. Isto porque, além da função que exerce no condomínio, normalmente também precisa se dedicar à sua vida pessoal e profissional.

Questões estratégicas, administrativas, técnicas, operacionais e comportamentais resumem os caminhos a serem trilhados pelo síndico durante sua gestão.

Quanto mais aliados e apoiadores tiver, maior será a sua produtividade.

O síndico necessita muito mais do que uma estrutura física.

É fundamental contar com a aprovação dos moradores e dos funcionários do condomínio. Enfim, inspirar a equipe, desenvolvendo algumas importantes habilidades, como resiliência, empatia e autoconfiança.

Dicas de produtividade para síndicos

ORGANIZE SUA ROTINA:

Faça uma lista de todas as tarefas que precisa realizar no dia, identifique as pendências com data-limite para serem resolvidas.

PRIORIZE ATIVIDADES:

Das tarefas levantadas, verifique quais são as prioritárias. Dê preferência aos processos que sejam importantes para a geração de receitas e prestação de contas.

PEÇA APOIO PARA A EQUIPE:

Zelador e demais funcionários do condomínio (terceirizados ou não) podem ajudá-lo em atividades do dia a dia nos processos de manutenção do local e até mesmo nos procedimentos administrativos e burocráticos.

Portanto, delegue tarefas e otimize o seu tempo.

AUTOMATIZE AS ATIVIDADES RELACIONADAS À GESTÃO DO CONDOMÍNIO:

Isso permite organizar os dados armazenados, como documentos, relatórios e gestão financeira, de forma eficiente, transparente, segura e rápida. E para que possam ser sempre consultados.

Além disso, é importante contar com a tecnologia para gerar boletos para o condomínio e contar com cobrança eletrônica.

MANTENHA UMA BOA COMUNICAÇÃO:

Importante que o síndico tenha sempre “jogo de cintura”. Saiba ouvir os moradores e também a melhor forma de emitir suas ideias.

Procure sempre passar as informações para os condôminos de forma clara e objetiva, assim como a prestação de contas e relatórios mais detalhados de sua gestão.

CONHEÇA BEM A SUA EQUIPE, INCLUSIVE OS TERCEIRIZADOS:

Saiba quais as habilidades, perspectivas e deficiências de cada um. Dessa forma, fica mais fácil estabelecer papéis, delegar responsabilidade e planejar melhorias.

Observe o trabalho dos funcionários do condomínio e converse sempre que possível com eles. Para incentivar a integração e a colaboração desses profissionais, marque reuniões para que se sintam mais valorizados.

INVISTA NO APERFEIÇOAMENTO PROFISSIONAL DA EQUIPE, REFORÇANDO SEUS CONHECIMENTOS TÉCNICOS E COMPORTAMENTAIS:

É preciso, ainda, informá-la sobre o mercado e atualizar sobre assuntos relacionados a condomínios. Deixando os profissionais mais preparados para as funções que executam, você provavelmente evita muitos problemas e pode se dedicar aos negócios mais estratégicos do local.

PEÇA FEEDBACKS:

Outra iniciativa fundamental é realizar auto avaliações, pedir feedbacks e efetuar comparação com outros condomínios, síndicos e informações do mercado.

ESTEJA PRESENTE:

Mesmo com todas as atividades que desempenha, o síndico precisa marcar presença periodicamente no condomínio: trocar informações com moradores e funcionários, identificar problemas e tomar decisões.