Foco no planejamento

O começo do ano é um momento decisivo para um bom gestor de condomínios. Embora a maior preocupação de todos na época seja com as férias de verão, quem administra um prédio precisa fazer um esforço extra: o de elaborar as metas e a previsão orçamentária para o ano. A assembleia para aprovação do orçamento, assim como a de prestação de contas, é obrigatória ao menos uma vez por ano de acordo com a lei dos condomínios.
Mas, a sua importância não se deve unicamente a isso: quem deixar minuciosamente estipulado quanto vai gastar com cada setor nos 12 meses seguintes e de onde virá o dinheiro ganha em tranquilidade e credibilidade. Isso significa que um trabalho mais árduo neste momento evita uma série de problemas no ano que virá.
Para o administrador e professor de finanças Artur Fuentefria, o mais importante ao elaborar um orçamento é traçar objetivos para o ano todo. Isso inclui estudar despesas extraordinárias, como benfeitorias e reformas. Se o condomínio precisa de um novo hall de entrada ou da instalação de um circuito de TV, essa é a hora de planejar. Sem um plano mínimo do tipo, a própria administração fica um pouco perdida. “Quem não tem metas não sabe o que quer”, diz Fuentefria.

Plano de metas

O especialista sugere que os administradores do condomínio se espelhem no processo de gestão de uma empresa. Toda corporação que se preze faz um plano de metas para o ano todo, especificando o quanto pretende se expandir e de que forma financiar as mudanças. Em empresas maiores, cada departamento traça estratégias de gastos e ações para o ano que começa.
A equipe de cada setor apresenta propostas de despesas, suas justificativas e a maneira de se atingir o programado. Se os profissionais da área de marketing, por exemplo, têm como objetivo criar um novo plano de comunicação, terão de demonstrar a necessidade do projeto, números de suas despesas e os benefícios. No fim, todos os setores juntam suas propostas e elaboram um plano coletivo.
O mesmo pode ser pensado para o condomínio: a administração do prédio pode dividi-lo em departamentos: de segurança, de manutenção de equipamentos, de infraestrutura e assim por diante. Avaliar as urgências de cada área poderia ser responsabilidade de um condômino ou conselheiro diferente.
Seria preciso analisar a necessidade de despesas em cada um desses setores para fazer uma boa previsão orçamentária. “O síndico que trabalha assim tem o benefício de enxergar o condomínio como um todo”, diz Artur Fuentefria.
Elencar dessa maneira os investimentos mais urgentes de um condomínio para o ano todo é uma tarefa complicada, que exige bom senso e participação. Cada condomínio tem uma prioridade ou setor que necessite de atenção mais emergencial. É preciso avaliar que tipo de melhorias ou reformas são essenciais e proporcionariam mais conforto, valorização do imóvel, redução de custos e segurança.
Essa tarefa não cabe unicamente ao síndico. É preciso conversar com os moradores e ter o apoio de conselheiros para definir as prioridades. Nessas horas, conta muito o espírito de equipe da administração. Uma boa alternativa pode ser uma pesquisa junto aos condôminos e moradores.

Variáveis externas

Além de pensar nas reformas que serão feitas durante o ano, o síndico também tem de estar atento a uma série de variáveis que influem na previsão de orçamento de um condomínio. Os fatores mais básicos são as despesas sazonais, como o décimo terceiro salário dos funcionários e gastos como a conta de água no verão, que precisam ser computados e divididos na conta do ano todo. Estudar as despesas do conjunto nos anos anteriores ajuda a ter uma noção mais concreta do cálculo.
Outro fator que precisa ser lembrado na hora de estipular a previsão é a margem de segurança como prevenção a aumentos repentinos de custos. Além da quantia que precisa ser destinada por lei a um fundo de reserva, que varia entre 5 e 10% das despesas, o síndico tem de se precaver em relação a variáveis externas. Em uma economia sujeita a instabilidades como a brasileira, uma eventual alta da inflação pode alavancar o preço de despesas essenciais do prédio.
A situação da economia no país é um fator que sempre tem de ser levado em conta, pois também pode afetar o condomínio indiretamente: se houver uma tendência de forte recessão no mercado, a inadimplência vai aumentar durante o ano. A taxa do condomínio é um dos primeiros compromissos que o cidadão com problemas no bolso deixa de honrar. Uma boa saída é estudar a média de inadimplência do prédio nos últimos anos e colocar uma quantia no orçamento que suplante a eventual falta dessa receita.

Transparência

Feitos todos os cálculos, é hora de divulgar a previsão aos condôminos. Para Artur Fuentefria, agir com essa transparência e esmero, mostrando um mapeamento de detalhes de receitas e gastos do condomínio, não só proporciona um diferencial na gestão como evita futuras críticas e mostra respeito aos outros proprietários, que são quase como clientes do síndico. Na prática, no entanto, essa atitude não é comum. “Quase ninguém faz. É preciso que surja uma cultura de planejamento”, diz.
Com um orçamento bem elaborado e programado, a gestão das finanças no resto do ano pode ser reduzida a um controle e acompanhamento das metas estabelecidas, com um mínimo de ajustes. Ou seja: sinônimo de estabilidade, sem caixa no vermelho ou assembleias para aprovar aumento na taxa do condomínio.

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